เทคนิค 5 สิ่งที่คุณควรทำเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

         การทำงานให้มีประสิทธิภาพนั้นเป็นสิ่งที่หลายๆ คนล้วนต้องการอย่างมากโดยเฉพาะกับคนที่ต้องเจองานปริมาณมากๆ ในแต่ละอาทิตย์ เพราะหากไม่สามารถบริหารกันดีๆ แล้วล่ะก็ งานตรงหน้าก็อาจจะพังเอาได้ง่ายๆ เหมือนกัน

ด้วยเหตุนี้ มันจึงค่อนข้างจำเป็นเหมือนกันกับการปรับตัวเองบางอย่างให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือทำตัวเองให้ออกจากลูปเดิมๆ เพื่อจะมีการพัฒนาที่ดีขึ้นได้ บล็อกวันนี้ผมเลยขอหยิบไอเดียของ Thomas Oppong จาก Entrepreneur มาเล่าสู่กันฟังพอเป็นไอเดียง่ายๆ ให้เริ่มทำกันนะครับ

1. หยุดวางแผนและเริ่มลงมือทำ

การวางแผนเป็นเรื่องที่ดีและเป็นเรื่องที่จำเป็นของการทำงานที่ดีอยู่แล้ว คนเก่งๆ ก็มักจะมีการวางแผนในการทำงานอยู่ตลอดเวลา แต่การวางแผนจะไม่ได้ประโยชน์อะไรเลยถ้าคุณไม่ได้ลงมือทำเสียที หลายๆ คนวางแผนต่างๆ ไว้มากมายว่าจะทำโน่น จะทำนี่ แต่เอาเข้าจริงกลับไม่ยอมลงมือทำเพราะติดนั่นติดนี่ บ้างก็หาข้อแก้ตัวให้ตัวเองไม่ว่าจะเป็น “เหนื่อยแล้ว”? “วันนี้พักก่อน” ฯลฯ ฉะนั้นอย่าติดกับตัวเองว่าจะต้องวางแผนไปหมดจนไม่ได้ลงมือทำอะไรสักอย่าง ลองดูแผนของคุณว่าต้องทำอะไรแล้วลงมือทำกันเสียแต่เนิ่นๆ นั่นแหละครับ

2. ไม่ต้องตอบ “ได้” กับทุกเรื่องก็ได้

หลายๆ คนอยากเป็นคนที่คนอื่นยอมรับ ชื่นชอบ บ้างก็อยากทำดีกับคนอื่นๆ มันเลยเป็นเหตุผลให้หลายๆ คนกลายเป็นพวกประเภทโอเคกับทุกเรื่อง ยอมทำมันทุกงาน ฯลฯ แต่เอาจริงๆ แล้วคนประสบความสำเร็จหรือทำงานได้ดีหลายคนนั้นจะเป็นประเภทที่เลือกปฏิเสธอย่างชาญฉลาดเสียมากกว่า ทั้งนี้เพราะเอาจริงๆ คุณไม่มีเวลาสำหรับการทำทุกอย่างได้ แถมยิ่งคุณทำงานเยอะๆ ก็จะทำให้คุณมีเวลาโฟกัสกับงานสำคัญๆ ได้น้อยลง มันเลยจำเป็นมากที่คุณจะต้องแยกแยะให้ออกว่างานไหนบ้างเป็นงานสำคัญและงานไหนที่คุณไม่จำเป็นต้องทำก็ได้ (เว้นเสียแต่คุณมีเวลาและพลังงานเหลือเฟือน่ะนะ) และถ้างานไหนที่มันไม่ควรจะไปทำ คุณก็ควรเลือกตอบว่า “ไม่” ได้แล้ว

3. อย่าพยายามเพอร์เฟคไปซะทุกอย่าง

หลายๆ คนอยากทำงานให้เรียกว่า “สมบูรณ์” เพื่อให้ได้งานที่มี “คุณภาพ” แน่นอนว่ามันก็เป็นเรื่องที่ดีถ้าทำได้จริงหรือถ้าคุณสามารถบริหารจัดการเวลาได้โอเค แต่ถ้าคุณไม่มีเวลามากขนาดนั้น บางครั้งคุณต้องยอมลดทอนรายละเอียดบางอย่างเพื่อให้งานนั้นสามารถเดินต่อไปได้ อย่างที่ผมมักพูดเสมอๆ ว่าการทำงานหลายๆ ครั้งมันก็คือการทำข้อสอบที่มีเวลาจำกัดในการตอบข้อสอบ จริงอยู่ว่าคุณอาจจะมีความรู้มากมาย มีข้อมูลล้านแปด แต่ถ้าคุณตอบทั้งหมดแล้วไม่ทันส่งข้อสอบแล้ว คุณก็ถือว่าสอบไม่ผ่านนั่นแหละ ฉะนั้นแล้ว คนเก่งคือคนที่มองออกว่าในข้อจำกัดด้านเวลาดังกล่าวนั้น คุณควรทำงานในระดับไหน ในรายละเอียดอย่างไร เพื่อให้ได้งานที่มีคุณภาพ “ดีที่สุด” ภายในเงื่อนไขอย่างนั้น ซึ่งหลายๆ ครั้งมันก็ไม่ได้สมบูรณ์แบบไร้ที่ติแต่อย่างใด

4. เอาสิ่งที่อยู่ในหัวของคุณออกมา

เคยสงสัยไหมครับว่าทำไมคนเก่งๆ เขาถึงจดบันทึกต่างๆ มากมาย เช่นเดียวกับพยายามทำลิสต์ต่างๆ ในสมุด จดนัดต่างๆ ในออแกไนซ์เซอร์แทนที่จะมานั่งจดจำ? ทั้งนี้เพราะสมองของเรานั้นควรถูกเอาไว้ใช้สำหรับการคิดงานที่สำคัญๆ หรือใช้มันเพื่อสิ่งที่จำเป็นที่สุด และพอเป็นแบบนี้แล้ว คุณควรจะหาทางปลดภาระเหล่านี้ด้วยเครื่องทุนแรงหรืออุปกรณ์ช่วยเหลือต่างๆ แทน จริงอยู่ว่าถ้าคุณจำทุกอย่างได้มันก็คงจะดี แต่เชื่อเถอะครับว่าท้ายที่สุดสมองของเราก็มีขีดจำกัด (เว้นเสียแต่คุณเป็นอัจริยะอะไรก็อีกเรื่องน่ะนะ) ฉะนั้นคุณควรใช้ลิมิตต่างๆ ให้คุ้มที่สุดมากกว่านะครับ

5. หมั่นเช็คดูบ่อยๆ ว่าตอนนี้คุณทำงานไปถึงไหนแล้ว

การทำงานหลายๆ โปรเจคนั้นจำเป็นต้องมีจุดที่คอยเช็คบ่อยๆ ว่าไปถึงขั้นไหนกันบ้างแล้ว ที่เป็นเช่นนี้เพราะถ้าคุณทำอะไรไปเรื่อยโดยไม่มีการหยุดตรวจดูความเรียบร้อยแล้ว บางทีคุณอาจจะหลงลืมบางอย่างหรือวิ่งออกนอกเส้นทางเอาได้ง่ายๆ เช่นกัน ฉะนั้นการทำงานให้มีประสิทธิภาพไม่ใช่สักแต่จะวิ่งลุยไปข้างหน้าโดยไม่เหลียวมองดูอะไรเลย ผมเองก็มักจะมีช่วงเวลาในแต่ละวันหรือแต่ละอาทิตย์ในการนั่งดูความเป็นไปของแต่ละโปรเจคและแต่ละเป้าหมายว่าผมอยู่ตรงไหนแล้ว ทำถูกต้องหรือไม่ ซึ่งมันทำให้คุณได้มีการวางแผนทำให้ดีขึ้นและพัฒนาขึ้นไปกว่าเดิมได้ด้วย

ที่มา : nuttaputch.com

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก

P-S-Y-C-H-O เทคนิคการทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ

          ในการทำงานเราไม่สามารถทำงานเพียงลำพังคนเดียวได้ ต้องมีการประสานงานกับบุคคลอื่นๆ ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงาน ซึ่งการประสานงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะต้องเริ่มจากการสร้างสัมพันธ์ที่ดี ต้องรู้จักปรับตัวให้เข้ากับผู้อื่น จึงจะช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี แต่ก็อาจมีบางคนที่ไม่สามารถปรับตัวเข้ากับผู้อื่นได้ ซึ่งก็ส่งผลทำให้เกิดปัญหาในการทำงานตามมา และอาจส่งผลกระทบไปถึงคุณภาพของงานอีกด้วย ดังนั้นพฤติกรรมการทำงานร่วมกับผู้อื่นนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนควรมี อาจจะด้วยการฝึกฝน ปรับทัศนคติ มุมมอง แนวคิด มองโลกในแง่บวก หรือด้านอื่นๆ เพื่อให้ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ และเมื่อคุณได้รับความร่วมมือจากบุคคลอื่นๆ ก็ส่งผลทำให้คุณมีความสุข สนุกกับงานที่ทำ และอาจส่งผลไปยังหน้าที่การงานของคุณได้อีกด้วย 
ในการพัฒนาทักษะ หรือความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้อื่นนั้น ก็มีแนวทางปฏิบัติง่ายๆ ตามหลักของ P-S-Y-C-H-O ดังนี้

P = Positive Thinking…คิดแต่ทางบวก สร้างโลกสวยงาม
ทัศนคติ มุมมอง หรือความคิด เป็นสิ่งสำคัญ เพราะถ้าคุณมีทัศนคติ มุมมองความคิดที่ดีแล้วนั้นก็ย่อมส่งผลทำให้คุณมีพฤติกรรมที่ดีตามด้วยเช่นกัน แต่หากคุณมีทัศนคติในเชิงลบ คุณก็จะมีพฤติกรรมที่ไม่อยากให้ความร่วมมือใดๆ นินทาว่าร้าย ก้าวร้าว หรือพฤติกรรมอื่นๆ ซึ่งต่างๆเหล่านี้ก็จะส่งผลทำให้คุณไม่มีความสุขกับการทำงาน ดังนั้นเพื่อให้เราสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีความสุข คุณก็ต้องปรับทัศนคติมุมมองความคิดของตัวคุณเองให้กว้าง มองโลกในทางบวกไว้เสมอ

S = Smile…ยิ้มแย้มแจ่มใส สร้างความประทับใจ
การมอบรอยยิ้ม เป็นการสร้างความคุ้นเคย และความประทับให้กับผู้อื่น และยังเป็นเสน่ห์ให้กับผู้อื่นอยากจะคบหาสมาคมด้วย ถ้าหากคุณเอาแต่หน้าบึ้งตึง ทำสีหน้าท้อแท้เบื่อหน่าย ก็ไม่มีใครที่อยากจะคบหาสมาคม หรืออยากร่วมทำงานด้วยกับคุณ การทำงานด้วยรอยยิ้มจะส่งผลให้คุณทำงานอย่างมีความสุข และทำให้คุณพร้อมที่จะรับมือกับปัญหาต่างๆ วางแผนการทำงาน หรือตัดสินปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้

Y = Yours…จริงใจให้กัน ช่วยเหลือการงาน
คุณควรมีความจริงใจที่จะให้ความช่วยเหลือ และช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานแก่เพื่อนร่วมงานของคุณ ความจริงใจจะส่งผลให้คุณเป็นผู้รับฟัง และเป็นผู้ให้ที่ดี ซึ่งคุณไม่จำเป็นที่จะต้องรอให้บุคคลอื่นมาร้องขอให้คุณช่วยแต่คุณสามารถที่จะอาสาช่วยเหลือในการทำงานหรือจัดการปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ และความจริงใจที่คุณแสดงออกมานั้นย่อมสร้างความประทับใจ และทัศนคติที่ดีจากบุคคลรอบข้างตัวคุณเองได้ด้วยเช่นกัน

C = Compromise…สมานสามัคคี ด้วยการประนีประนอม
ความสามัคคีเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่มีส่วนทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะงานที่มีประสิทธิภาพได้นั้นต้องอาศัยความร่วมมือกัน ความสามัคคี ความรักใคร่ปรองดองกัน ให้อภัยซึ่งกันและกัน มีความประนีประนอมต่อกัน ซึ่งถ้าทุกคนมีเช่นนี้ก็จะทำให้สามารถลดความตึงเครียด หรือความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกันได้

H = Human Relations……สัมพันธ์ที่ดี สร้างมิตรผูกพัน 
การมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี ควรเริ่มต้นจากการทักทาย การแสดงความเป็นมิตรกับบุคคลอื่นๆ ทั้งที่รู้จัก หรืออาจไม่รู้จักมาก่อน อีกทั้งการแสดงความรู้สึกเป็นห่วงเป็นใย การแสดงไมตรีจิตกับผู้อื่น รวมไปถึงกิริยาท่าทางที่แสดงออก คำพูด วาจาเพื่อสร้างความคุ้นเคย และรักษาสัมพันธ์อันดีงามไว้ พฤติกรรมต่างๆ เหล่านี้จะทำให้คุณมีเพื่อน หรือกลุ่มเพื่อนที่กว้างขวาง ซึ่งก็เป็นผลดีในการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพอีกด้วย อีกทั้งเพื่อน หรือกลุ่มเพื่อนก็พร้อมที่จะคอยให้ความช่วยเหลืออยู่เสมอ

O = Oral Communication…สื่อสารชัดเจน แก้ไขข้อขัดแย้ง 
การสื่อสารไม่ว่าจะด้วยการสื่อสารประเภทใด ถือเป็นพฤติกรรมหนึ่งที่จำเป็นและสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกับผู้อื่น อีกทั้งข้อมูลที่สื่อสารออกไปนั้นก็ต้องเป็นข้อมูลที่ไม่สร้างความขัดแย้ง หรือความเดือดร้อนให้แก่ผู้อื่น หรือหน่วยงานอื่น และต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง สื่อสารด้วยความชัดเจน เพราะข้อมูลและสิ่งที่เราจะสื่อสารออกไปนั้น อาจเป็นประโยชน์อย่างมากกับการทำงานของหน่วยงานอื่น อีกทั้ง หากการสื่อสารมีประสิทธิภาพก็สามารถลดปัญหา หรือข้อขัดแย้งในการทำงานลงได้

สรุปว่า การทำงานร่วมกับผู้อื่นให้ประสบผลสำเร็จได้นั้น คุณควรเริ่มต้นจากการมองตัวคุณเองและปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของตัวคุณเองให้เป็นคนที่มองโลกในแง่ดี การยิ้มแย้มแจ่มใสอยู่เสมอ 
มีความจริงใจในการให้ความช่วยเหลือ การประนีประนอม การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น รวมทั้งการให้ข้อมูลที่ชัดเจน …ซึ่งพฤติกรรมต่าง ๆ เหล่านี้ย่อมจะทำให้คุณมีเสน่ห์และ
สร้างความประทับที่ดีกับบุคคลอื่นที่คุณต้องทำงานร่วมด้วย……

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก 

เขียนโดย ปัทมา สมความคิด 
ที่มา : doublepine.co.th

การทำงานเป็นทีมให้ประสบผลสำเร็จ ต้องมีองค์ประกอบดังนี้

ในการทำงานร่วมกันในองค์กร หากองค์กรใดสามารถสร้างทีมได้เข้มแข็ง องค์กรนั้นจะเจริญก้าวหน้ากว่าองค์กรที่เกิดการแตกแยกกัน ซึ่งหลักในการทำงานเป็นทีมที่ดีได้ต้องมีองค์ประกอบดังนี้

1.เป้าหมาย กล่าวคือ การทำงานเป็นทีมผู้ทำงานจะต้องมีเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายของทีมสอดคล้องกัน เช่น การขายประกันชีวิตบริษัททุกแห่งย่อมมีเป้าหมายรายปี รายไตรมาส รายเดือน นักบริหาร ตัวแทนหรือทีมงานก็เช่นกัน ย่อมจะต้องมีเป้าหมาย รายปี รายไตรมาส รายเดือน ให้สอดคล้องกับของบริษัทจึงจะทำให้การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.บทบาท ของผู้นำทีมและผู้ตาม ถ้าหากองค์กรใดมีผู้นำทีมที่เก่ง และมีผู้ตามที่เก่ง องค์กรนั้นก็จะเจริญก้าวไปข้างหน้า ซึ่งหลักในการทำงานร่วมกันเป็นทีมย่อมต้องมีความขัดแย้งกันเป็นธรรมดา ผู้นำทีมจะต้องเป็นนักบริหารความขัดแย้ง ในการทำงานของทีมอาจจะต้องใช้ขบวนการทำงานโดยหาความร่วมมือกับทีมงานมากขึ้น เช่น การจัดกิจกรรมระดมสมอง , มีการจัดการประชุมเป็นประจำ , มีการทำกิจกรรมร่วมกันของทีมงานเช่นการจัดการอบรม สัมมนา งานเลี้ยงสังสรรค์ประจำปี เพื่อให้ทีมงานเกิดความผูกพันกันในทีม

3.กระบวนการทำงาน เป็นสิ่งที่สำคัญในการทำงาน หากว่ามีกระบวนการทำงานที่ดี เป็นระบบ เป็นระเบียบ ก็จะช่วยประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่ายๆ ขององค์กรได้มาก เช่น สมัยก่อนคนรับจ้างแบกน้ำขายตามหมู่บ้านซึ่งเหนื่อยมาก กว่าจะได้ค่าแรงงาน แต่ พอมีคนจัดระบบน้ำประปาขึ้น ทำให้เกิดความสะดวกสบาย ทำให้ใช้แรงน้อยลง ดังนั้น การแสวงหากระบวนการทำงานจะทำให้ประหยัดสิ่งต่างๆ และทำให้การทำงานง่ายขึ้น สำหรับในยุคปัจจุบัน เรามีเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยจึงทำให้กระบวนการทำงานมีความทันสมัย รวดเร็ว ยิ่งขึ้น

4.ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการทำงานเป็นทีม ความสัมพันธ์ในทีมงานจะต้องมีการติดต่อสื่อสารกัน ต้องมีการเชื่อมโยงกันในทีม เรื่องของมนุษย์สัมพันธ์จึงมีความสำคัญในการทำงานร่วมกัน เพราะการทำงานเป็นทีม เราต้องทำงานกับคน ไม่ใช่ทำงานกับเครื่องจักร

5.การเสริมสร้างกำลังใจ ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ควรต้องมี เพราะคนเรามักทำงานหรือไม่ทำงาน โดยส่วนใหญ่แล้ว มักจะต้องมีแรงกระตุ้น ไม่ว่าจะเป็นเงินทอง ชื่อเสียง เกียรติยศ ศักดิ์ศรี ฯลฯ คนที่ดูแลองค์กรไม่ว่าจะเป็นงานบุคคล ก็ควรจะมีการเสริมสร้างกำลังใจ โดย อาจมีรางวัลมอบให้เมื่อทีมงานหรือหน่วยงานใดทำงานได้ถึงเป้าหมาย อาจจะต้องจัดการแข่งขัน หากว่าองค์กรนั้นเป็นบริษัทที่มีการแข่งขันในการขายสูง อาจจะต้องแบ่งคนเป็นทีมๆ แล้วจัดการแข่งขันการขายขึ้น ก็จะช่วยให้เกิดการกระตุ้นการทำงานได้อีกวิธีหนึ่ง

สำหรับทีมงานที่มีประสิทธิภาพควรมีลักษณะ กล่าวคือ ต้องมีเป้าหมายร่วมกัน มีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน ร่วมกันฝ่าฟันปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้น มีการพัฒนาตนเองและทีมงานตลอดเวลา มีความสามัคคี

เมื่อทำงานร่วมกันก็ย่อมพบกับปัญหา สำหรับวิธีการลดปัญหาในการทำงาน คือ การให้ทุกคนในทีมงานร่วมกันกำหนดเป้าหมายของทีม มีการมอบหมายความรับผิดชอบให้ชัดเจน มีการสร้างบรรยากาศในที่ทำงานในสะอาดน่าอยู่น่าทำงาน ออกกฎระเบียบเพื่อให้ทุกคนในทีมปฏิบัติตามกฎ มีการยอมรับความแตกต่างของทีมงาน

การทำงานเป็นทีมกับทฤษฏีห่านป่า เคยมีนักวิชาการหลายท่านได้ไปศึกษาการอยู่ร่วมกันของห่านป่า เรื่องของการดำรงชีวิต แต่สิ่งที่น่าสนใจคือว่า ห่านป่า มักจะอยู่ร่วมกันเป็นทีม ทำงานร่วมกันเป็นทีม ได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพเยี่ยม เช่น การบินของฝูงห่านป่ามักจะบินเป็นรูปตัว V มากกว่าการบินตัวเดียว การบินเป็นรูปตัว V ทำให้ห่านป่าสามารถบินได้ไกลกว่าการบินตัวเดียว เพราะการบินเป็นรูปตัว V จะช่วยลดแรงต้านของอากาศ

เมื่อห่านที่เป็นผู้นำ บินด้านหน้าสุดอ่อนล้า มันก็จะบินไปอยู่ด้านหลังตัว V แทน นั่นหมายถึงการเปลี่ยนบทบาทกันเป็นผู้นำ ให้เกียรติกันและกัน ผู้นำยอมที่จะเป็นผู้ตาม และผู้ตามก็จะผลัดเปลี่ยนกันเป็นผู้นำ ไม่มีการผูกขาดบทบาทผู้นำ

เมื่อมีห่านตัวใดตัวหนึ่งป่วยหรืออ่อนแรงลงระหว่างบิน ห่านจำนวนหนึ่งก็จะบินไปดูแล จนห่านที่ป่วยนั้นหายป่วยแล้วจึงบินไปรวมฝูงกันใหม่ แล้วก็บินเป็นรูปตัว V เช่นเดิม หรือไม่ก็รอจนกว่าห่านที่ป่วยนั้นตายจากไปแล้ว ห่านจำนวนที่รอก็จะบินไปรวมกลุ่มแล้วบินเป็นรูปตัว V ต่อไป

ฉะนั้นธรรมชาติของห่านป่าหรือทฤษฏีห่านป่า ถ้าเราสามารถเรียนรู้และนำไปประยุกต์ใช้ก็จะก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมร่วมกันอย่างมีความสุข เมื่อทีมเข้มแข็งก็จะทำให้องค์กรเจริญก้าวหน้าไปในที่สุด

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์(ดร.โทนี่)

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก

9 ไอเดียสร้างทีมงานก่อนลงทุน >>ไม่มีทีม อย่าริมีกิจการ!

มีทีมดีมีชัยไปกว่าครึ่งแล้วสำหรับคนเริ่มต้นลงมือทำธุรกิจ มิฉะนั้นเราอาจตายคาสมรภูมิธุรกิจที่แข่งขันกันอย่างดุเดือด หากเราหัวเดียวกระเทียบลีบทำทุกอย่างในกิจการด้วยเองล่ะก็ กิจการของเราก็นับวันรอเจ๊งได้เลย

ไม่มีใครเขาทำธุรกิจคนเดียวหรอก เพราะทุกกิจการจะต้องมีระบบของมัน แต่ละคนต้องสอดประงานงานกันอย่างเป็นระบบ กิจการถึงจะเดินหน้า แต่เราอาจจะคิดว่าถ้าจะต้องสร้างทีม ก็ต้องหาคนเข้าทีม และรักษาทีมไว้ให้อยู่คู่กับกิจการแค่นั้นเอง

ความจริงก็คือ การสร้างทีมก็คือทั้งสองอย่างรวมกัน เมื่อไหร่เรารวมสมาชิกในทีมด้วยแคมเปญการคัดเลือกที่มีประสิทธิภาพได้ เราต้องหลอมรวมแต่ละคนในทีมให้เข้ากันจนได้กำลังเพื่อให้กิจการเติบโต ถ้าเราเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็กล่ะ เราไม่จำเป็นต้องแบ่งงบเพื่อคัดสมาชิกเข้าทีมก็ได้ แต่การสร้างทีมก็ยังจำเป็นสำหรับธุรกิจอยู่ดี

และนี่คือเทคนิคเลือกคนเข้าทีม และรักษาทีมไว้ให้อยู่คู่กับกิจการ

เลือกคนที่ใช่เข้าทีม

อย่างแรกต้องมั่นใจว่าเราจะได้คนที่มีพรสวรรค์ที่ใช่สำหรับทีม แต่บางครั้งการโฆษณาประกาศหางานบนเว็บไซต์หรือบอร์ดรับสมัครงานก็เป็นเรื่องที่ไร้ประโยชน์ เสียทั้งเงินและเวลา ฉะนั้นเรามาดูทางเลือกอื่นๆในการหาคนเข้าร่วมทีมกับเรากัน

1. ปากต่อปากยังได้ผลอยู่: จะใช้วิธีนี้ ต้องมั่นใจว่าเครื่องข่ายธุรกิจในพื้นที่ของเรารู้ดีว่าเรากำลังมอองหาพนักงานใหม่ๆ ไม่จำเป็นต้องสาธยายลักษณะและความรับผิดชอบของงานยาวเท่า A4 แค่ให้เครือข่ายของเรารู้คร่าวๆว่าคนแบบไหนที่เราต้องการอยู่

2. ใช้สื่อสังคมออนไลน์ให้เป็นประโยชน์: คล้ายๆกับการบอกปากต่อปาก แต่ทรงพลังมากกว่า โดยเฉพาะถ้าเรายอมเจียดเงินในกระเป๋าระบุเป้าหมายในพื้นที่ของเรา Linkedin ก็เป็นตัวเลือกที่ดีเช่นกัน ถ้าเราระบุเป้าหมาย และเจาะจงความต้องการของเราได้ดี เราจะประหยัดเงินในการหาคนเข้าทีมได้มาก

3. ออกไปงานพบปะผู้คนดูบ้าง: เพราะงานนี้ไม่ได้มีดีแค่สร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเดียว แต่เราอาจเจอบางคนที่ต้องการหานายจ้างแบบเราอยู่ก็ได้ลองเปิดใจแล้วก็จะได้คนที่เป็นไพ่ตายสำหรับทีม

รักษาทีมไว้ให้อยู่คู่กับกิจการ

เพราะการสร้างทีมมักจะเกี่ยวกับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานในองค์กร ฉะนั้นเราต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ คิดหาทางให้พวกเขาใช้เวลาร่วมกันกัยคนอื่นให้ได้ เพราะสุดท้าย ผลลัพธ์ที่ได้คือกำลังงานคุณภาพที่ทุกคนพร้อมทุ่มเท

และนี่คือหนทางสำหรับสร้างทีมและให้ทีมอยู่กับองค์กรของเราที่ได้ผลมาแล้ว ไม่ว่ากิจการของคุณจะมีเงินมากแค่ไหนก็ตาม

1. มีงานเข้าสังคมอยู่เป็นประจำ: จะเดือนละครั้ง หรืออาทิตย์ละครั้งก็ได้ ไม่ว่าจะไปกินข้างด้วยกัน ไปทริปท่องเที่ยวตามจังหวัดต่างๆ ก็เป็นทางที่ทำให้เพื่อนร่วมงานได้พูดคุย มีปฏิสัมพันธ์กันนอกที่ทำงานบ้าง

2. งานอาสมัครหรือมูลนิธิก็ไม่เลว: ทำให้เพื่อนร่วมทีมรู้สึกมีส่วนร่วมและเห็นคุณค่าในตัวเองมากขึ้น และที่สำคัญ ต้องมั่นใจว่าทุกคนเล่นกับเป็นทีมเป็น ช่วยสร้างสปิริตในการทำงานในองค์กรด้วย

3. มาทานอาหารเช้าด้วยกัน: หรือจะเป็นมื้อไหนก็ได้ อย่างน้อยอาทิตย์ละครั้งก็ยังดี เพราะนั่นจะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและมีคุณค่าสำหรับทีม

4. เลือกวันแล้วสร้างธีมสำหรับกิจการของคุณไปเลย: ไม่ว่าเนื่องในวันอะไรก็ตาม ให้พนักงานแต่งตัวตามธีมของงานในวันนั้นมาทำงาน ให้พวกเขาได้รู้สึกว่าพวกเขาได้ลงแรงในงานร่วมกัน ระวังอย่าปล่อยให้คนที่ไม่ค่อยถนัดในงานรู้สึกโดดเดี่ยวด้วย

5. กิจกรรมตอบคำถามก็เข้าท่า: ไม่ว่าจะปาร์ตี้ที่ผับหลังเลิกงานวันศุกร์ หรืองานที่จัดเป็นเรื่องเป็นราวมากกว่านี้ ให้พนักงานรวมทีม แล้วช่วยกันคิดคำตอบในกิจกรรมตอบคำถาม

6. จัดปาร์ตี้ มีเกม มีการแข่งขันกัน : ซึ่งเป็นอีเวนที่พบเห็นในบางองค์กร ถ้าคุณมีเครือข่ายที่พอจัดกิจกรรมแข่งขันสนุกๆก็แจ๋วไปเลย แต่ระวังอย่าเปิดโอกาสให้คนที่เล่นเกมเก่งๆในงานมาโชว์เหนือเพื่อนร่วมงานลาะ แบบนั้นไม่ดีแน่ๆ

เท่านี้ไม่ว่าคุณจะมีงบมากน้อยแค่ไหน คุณก็สามารถรักษาทีมให้อยู่กับกิจการได้แล้ว

แหล่งที่มา : marketingoops.com

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก

แบ่งงานได้ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง >>แนวทางการแบ่งงานสำหรับการทำงานเป็นทีม

 ในเกมฟุตบอล เราจะเห็นผู้จัดการทีมข้างสนาม นั่งไม่ติดเก้าอี้ ผู้จัดการทีมคนนี้ค่าตัวสูงไม่แพ้นักเตะเลย สงสัยกันมั้ยว่าหน้าที่ของผู้จัดการทีมคืออะไรกัน? ผู้จัดการทีมมีหน้าที่วางแผน วางตัวนักเตะในตำแหน่งที่เหมาะกับความสามารถ วางแผนการเล่นทั้งเกมรุก-เกมรับเพื่อพาทีมคว้าชัยชนะ การบริหารทีมของการทำโปรเจตก์เพื่อสังคมหรือกิจการเพื่อสังคมนั้นไม่ต่างกันเลย เพียงเปลี่ยนจากไล่ล่าถ้วยรางวัลเป็นสร้างผลกระทบเชิงบวกและสร้างกำไรเพื่อความยั่งยืนแทน

วันนี้เราจะชวนทุกคนสวมบทบาทเป็นผู้จัดการทีม ลองใช้ 5 เครื่องมือต่อไปนี้ ในการทบทวนการทำงาน และ ลองวางแผนบริหารทีมตามสไตล์ของตัวเองดู

1. Style วิธีการทำงาน
2. Structureโครงสร้างทีม
3. Role& Responsible หน้าที่ของคนในทีม
4. Work flow แผนงาน
5. Measuring วัดผล

1.Style วิธีการทำงาน

แต่ละทีมมีสไตล์การทำงานของทีมไม่เหมือนกัน บางทีมไม่มีลำดับขั้น ไม่มีหัวหน้า ทุกคนในทีมเท่ากันหมด บางทีมอาจมีสายการบังคับบัญชาการบ้างเพื่อดูแลกันได้ทั่วถึง บางทีมมีตำแหน่งเฉพาะแต่ต้องทำงานข้ามสายงาน ซึ่งเราแบ่งสไตล์การทำงานของแต่ละทีมคร่าวๆเป็น 3 ประเภท ได้แก่

1.ดาวกระจาย คนหนึ่งคนทำหลายหน้าที่ ไม่มีหน้าที่แน่นอนเป็นการทำงานแบบ project base จบโปรเจกต์นี้แล้วเริ่มโปรเจกต์ใหม่ วิธีนี้เหมาะกับทีมตั้งต้นใหม่ยังมีคนไม่พอ คนหนึ่งคนต้องทำแทบทุกอย่าง และพร้อมจะปรับเปลี่ยนงานตลอดเวลา

2.ดาวล้อมเดือน ทีมเริ่มมีสมาชิก 5 คนขึ้นไป แต่ละคนมีหน้าที่หลักของตัวเอง ดูแลการผลิต การตลาด กฎหมายและบัญชี แต่เนื่องจากคนยังไม่พอ เวลามีโปรเจตก์สำคัญ สมาชิกหรือดาวต่างๆก็ต้องมาล้อมเดือน คือช่วยกันลงแรงทำโปรเจกต์ให้สำเร็จ เช่น ฝ่ายการตลาดจะออกแคมเปญ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฎหมาย หรือฝ่ายการผลิตก็ต้องมาช่วยกันคนละไม้คนละมือ

3.ดาวฤกษ์ เป็นการทำงานดูแลงานจากบน-ลงล่าง เหมาะกับองค์กรเริ่มมีคนเยอะขึ้น CEO เริ่มดูแลทุกคนไม่ทั่วถึง เลยแบ่งให้หัวหน้าหลักคอยดูแลคนในทีมของตัวเองในแต่ละด้าน และมี CEO ค่อยดูแลหัวหน้าของแต่ละทีมอีกขั้นหนึ่ง

2.โครงสร้างของทีม

คล้ายๆกับ Family Tree ที่บอกว่ามีใครบ้าง แต่ละคนมีสถานะอะไรในครอบครัว การเขียนโครงสร้างของทีมเริ่มจาก 3 คำถาม

What : Goal เป้าหมายของทีมคืออะไร? และ Tactics ต้องทำอะไรบ้างถึงไปถึงเป้าหมายได้สำเร็จ?

Who : Resource ในทีมมีใครแล้วบ้าง? แต่ละคนทำงานได้กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์?

How : Task จุดแข็งของแต่ละคนในทีมมีอะไรบ้าง? ใครควรทำงานตำแหน่งอะไร? มีตำแหน่งอะไรที่ยังไม่มีคนทำได้บ้าง?

3. Role& Responsible หน้าที่ของคนในทีม

ถึงเวลาจัดทีม เริ่มจากเขียนชื่อทุกคนในทีม ระบุตำแหน่ง และหน้าที่เพื่อความชัดเจน คนหนึ่งคนทำมากกว่า 1 หน้าที่ได้นะคะ และเพื่อให้ไม่สับสนแนะนำให้เขียน job describtion ของแต่ละคนให้ชัดที่สุด อาจแบ่งหน้าที่การทำงานเป็นข้อย่อยๆ ใครไม่รู้จะแบ่งตำแหน่งและหน้าที่คนในทีมอย่างไร?

4. Work flow แผนงาน

วางแผนงาน หลังจากกระจายงานให้แต่ละคนเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนมาเป็นการวางแผนงานว่าแต่ละคนจะทำงานร่วมกันอย่างไร? นึกถึงทีมฟุตบอล จะมีการวางแผนการเล่น เช่น ผู้รักษาประตูต้องคอยรับบอล รับบอลแล้วส่งให้กองหลัง กองหลังคอยรับบอลจากผู้รักษาประตู ขัดขวางกองหน้าฝ่ายตรงข้าม และส่งบอลให้กองหน้าฝ่ายตัวเอง เป็นต้น แผนงานคือการบอกว่าแต่ละคนจะรับ-ส่งงานกันยังไง? ใครต้องทำงานร่วมกับใครบ้าง? วิธีการทำ workflow มี 3 ขั้นตอน

1. เขียนหน้างานที่ทำลงในกรอบสี่เหลี่ยมเรียงลำดับงานที่ทำก่อนอยู่ด้านซ้าย งานที่ทำขั้นสุดท้ายอยู่ด้านขวามือ
2. เขียนชื่อคน-ตำแหน่ง ของคนที่ต้องรับผิดชอบหน้าที่นั้นลงด้านใต้ของกรอบสี่เหลี่ยม
3. โยงลูกศรคนที่ต้องส่งต่องานของตัวเองไปให้คนอื่นทำต่อ

5.Measuring วัดผล

ขั้นสุดท้ายของการบริหารทีม เป็นการวัดผลการและเก็บ Feed back ของคนในทีม ทีมต้องนั่งคุยกันเพื่อเลือกวิธีการวัดผล ถ้าไม่รู้จะเริ่มจากจุดไหน ลองตอบคำถามต่อไปนี้เพื่อเป็นตัวช่วยเบื้องต้น

- วัดผลด้วยวิธีไหน ใช้อะไรเป็น KPI (Key Performance Index) ?
- ระยะเวลา ความถี่ของการวัดผล?
- ให้รางวัลคนที่ทำงานได้เกินเป้าหมายอย่างไร?
- วิธี Feedback การทำงานของแต่ละคนด้วยวิธีไหน?

ขอแอบกระซิบสักนิดว่าการบริหารทีมไม่มีสูตรตายตัวนะคะ อาศัยการสังเกต ลองเลือกวิธีที่เหมาะกับเราและลูกทีม เรียนรู้สึกกันและกัน สื่อสารอย่าได้ขาด เพื่อให้ เราและทีมรู้จักกันมากขึ้น ปรับวิธีการเรื่อยๆจนกว่าจะเจอวิธีที่เหมาะ ทุกคนทำงานแล้วมีความสุข ได้ทั้งประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ไปพร้อมกัน

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก 

ขอบคุณที่มาจาก :

- schoolofchangemakers.com

- http://www.rignite.com/blog/how-to-manage-a-social-media-team

kimnilsson.com/reports-white-papers/organise-internally-social-media/

เทคนิคทำงานให้บรรลุเป้าหมาย จัดการชีวิตให้ง่ายขึ้นด้วย Post-it

เคยมีความรู้สึกว่าชีวิตยุ่งสุดๆ จนอยากจะกด Shut Down ให้ชีวิตได้พักกันมั้ยคะ? ช่วงใกล้สอบ ช่วงใกล้ Deadline ช่วงใกล้ปิดงบโครงการ

อย่าพึ่งถอดใจกันนะคะ วันนี้เราแอบเจอไอเดียจัดระเบียบชีวิตด้วยกระดาษ Post it จาก Blog ต่างประเทศ ใครจะคิดว่าของใกล้ตัวอย่างกระดาษ Post it ไม่กี่แผ่นจะช่วยลดความอลหม่านในชีวิตเราได้อย่างไม่น่าเชื่อ เทคนิคมีดังนี้ค่ะ

1. Post it 6 แผ่น ปรับเป้าหมายให้ชัดขึ้น

การสะสางชีวิตว้าวุ่น งานล้นมือ เริ่มจากตั้งเป้าหมายก่อนว่าจะทำอะไรให้เสร็จบ้าง? จะตั้งเป้าหมายใหญ่เป็นรายปี แล้วค่อยย่อยเป็นรายเดือน และรายสัปดาห์ก็ได้ตามใจชอบ เชื่อว่าทุกคนเคยเห็นเทคนิคตั้งเป้าแบบ SMART Goal กันมาบ้างแล้ว

เป้าหมายที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบ 5 อย่าง

- Specific เฉพาะเจาะจง
- Measurable วัดผลได้
- Attainable มีความเป็นไปได้
- Realistic สมเหตุสมผล ตั้งบนพื้นฐานความเป็นจริง
- Timely กำหนดเวลาชัดเจน

ปกติเราเขียนเป้าหมายลงในสมุดและพับเก็บไว้ซึ่งมันเห็นภาพรวมไม่ชัด แถมยังดูไม่เซ็กซี่สักนิด คราวนี้ลองเปลี่ยนวิธีใหม่ ด้วยการ นำเป้าหมายที่จดไว้ในสมุดมารวมกันในกระดาษ A4 1 แผ่น แล้วแปะกระดาษนี้ข้างๆ โต๊ะทำงานจะได้เห็นเป้าหมายกันชัดๆ ไปเลย

ขั้นตอนการลงมือทำแผ่นกระดาษ Goal List

1. แบ่งกระดาษ A4 เป็น 3 ส่วน ส่วนบนสุด เขียนคำว่า Goal List for และเว้นพื้นที่สำหรับตาราง 1 ช่อง ช่องนี้ใช้ระบุระยะเวลาของเป้าหมาย
2. พื้นที่กระดาษอีก 2 ส่วนที่เหลือ ตีตาราง 6 ช่องเท่าๆกันไว้สำหรับแปะ Post It
3. หยิบกระดาษ Post it มา 7 แผ่น แผ่นแรกเขียนระยะเวลาของเป้าหมาย 1 สัปดาห์ 1 เดือนว่ากันไป แล้วแปะไว้ที่ช่องว่างบนสุด
4. กระดาษ Post It อีก 6 แผ่น เขียนเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จในช่วงเวลานั้นๆ ลงไป แล้วเอาไปแปะบนพื้นที่ตาราง 6 ช่อง
แค่นี้เราจะได้แผ่น Goal List แล้ว ส่วนวิธีการใช้นั้นก็ง่ายๆ คือถ้าเป้าหมายไหนที่เราทำเสร็จแล้วก็ดึงออกเลยจะได้เห็นกันชัดๆ ว่าเหลืองานอะไรคั่งค้างอยู่บ้าง

2. Post it 10 แผ่น ใช้จัดลำดับความสำคัญและติดตามงาน

เวลามีงานหลายๆ งานเข้ามาพร้อมกัน เราอาจจะจัดลำดับงานไม่ถูก ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นทำงานไหนก่อนดี งานล้นมือไปหมด

การทำบอร์ด To Do, Doing, Done ช่วยให้รู้ว่า มีงานอะไรอยู่ในมือบ้าง งานไหนเร่ง และงานไหนรอได้ เราจะได้จัดสรรเวลาทำงานได้ถูก

ขั้นตอนการทำบอร์ด To Do, Doing, Done

1. ใช้กระดาษขนาดที่ต้องการ (ควรจะใหญ่หน่อย) แบ่งตารางเป็น 3 ช่อง ด้านบนของแต่ละช่องเขียนคำว่า To Do, Doing, Done
2. หลังจากนั้นหยิบ Post ขึ้นมา เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดแผ่นละ 1 รายการ สมมุติเดือนนี้มีสิ่งที่ต้องทำ 10 อย่างก็เขียนรายละเอียดสิ่งที่ต้องทำ 10 ใบ ด้านล่างของแต่ละใบอย่าลืมใส่ Deadline ไว้ด้วย
3. เขียนเสร็จเอา Post it มาแปะลงในช่อง To Do เรียงลำดับสิ่งที่ต้องทำก่อนอยู่ด้านบนสุด และสิ่งที่ต้องทำทีหลังอยู่ล่างสุด
4. เมื่อเริ่มลงมือทำงานบางอย่างให้เลื่อน Post it มาในช่อง Doing
5. ส่วนงานชิ้นไหนเสร็จเรียบร้อยแล้วให้เลื่อน Post it มาที่ช่อง Done

  

3. Post it 31 ใบ กับปฎิทินแจกแจงตารางงาน

เราชอบไอเดียปฎิทิน Post it มากๆ เพราะปกติปฎิทินตั้งโต๊ะช่องเล็ก เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแต่ละรายการต้องบีบอัดตัวอักษรให้เล็กจิ๋ว แต่ปฎิทิน Post it มีพื้นที่กว้างพอให้เราสามารถลงรายละเอียดรายการที่ต้องทำได้แบบรายวัน ทำให้รู้ว่าแต่ละวันต้องลงมือทำอะไรบ้าง เหมาะกับคนที่งานเยอะและขี้ลืม แถมเมื่อครบเดือนยังตามมาไล่ดูย้อนหลังได้อีกว่าในแต่ละวันเราทำงานตามแผนที่วางไว้สำเร็จกี่เปอร์เซนต์ งานประเภทไหนที่ทำไม่เสร็จ? และอะไรเป็นเหตุให้งานสะดุด?

วิธีทำปฎิทิน Post it

1. หยิบ Post it มา 30-31 ใบ แต่ละใบวาดกล่องสี่เหลี่ยมสำหรับ Checklist ด้านหลังเว้นที่ว่างไว้เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
2. มุมขวาล่างของ Post it วาดวงกลมไว้สำหรับใส่เปอร์เซ็นต์ประเมินตัวเองว่าวันนี้ทำงานบรรลุเป้ากี่เปอร์เซนต์แล้ว
3. เมื่อเขียน Post it แต่ละใบเสร็จ นำ Post it ทั้งหมดมาแปะเรียงกันเป็นปฎิทิน
บางทีการลองหยิบจับของใกล้ตัวมาพลิกแพลง อาจจะทำให้เราได้วิธีแก้ปัญหาที่ไม่เคยคิดมาก่อนก็ได้นะคะ

เหมือนกับ Post It ที่ใครจะคิดว่ากระดาษแผ่นเล็กๆ ไม่กี่แผ่นจะช่วยจัดการชีวิตยุ่งๆ ให้เป็นระเบียบมากขึ้นได้

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก

ที่มาข้อมูล

- schoolofchangemakers.com

- Creative DIY Ideas for Your Calendar-calendar- Celebrations.com

- Goal Organiser Poster-melyssagriffin.com

- Managing your constraint - guidedinnovation.com

- DIY bak to school paint chip calendar - sayyes.com