แบ่งงานได้ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง >>แนวทางการแบ่งงานสำหรับการทำงานเป็นทีม

 ในเกมฟุตบอล เราจะเห็นผู้จัดการทีมข้างสนาม นั่งไม่ติดเก้าอี้ ผู้จัดการทีมคนนี้ค่าตัวสูงไม่แพ้นักเตะเลย สงสัยกันมั้ยว่าหน้าที่ของผู้จัดการทีมคืออะไรกัน? ผู้จัดการทีมมีหน้าที่วางแผน วางตัวนักเตะในตำแหน่งที่เหมาะกับความสามารถ วางแผนการเล่นทั้งเกมรุก-เกมรับเพื่อพาทีมคว้าชัยชนะ การบริหารทีมของการทำโปรเจตก์เพื่อสังคมหรือกิจการเพื่อสังคมนั้นไม่ต่างกันเลย เพียงเปลี่ยนจากไล่ล่าถ้วยรางวัลเป็นสร้างผลกระทบเชิงบวกและสร้างกำไรเพื่อความยั่งยืนแทน

วันนี้เราจะชวนทุกคนสวมบทบาทเป็นผู้จัดการทีม ลองใช้ 5 เครื่องมือต่อไปนี้ ในการทบทวนการทำงาน และ ลองวางแผนบริหารทีมตามสไตล์ของตัวเองดู

1. Style วิธีการทำงาน
2. Structureโครงสร้างทีม
3. Role& Responsible หน้าที่ของคนในทีม
4. Work flow แผนงาน
5. Measuring วัดผล

1.Style วิธีการทำงาน

แต่ละทีมมีสไตล์การทำงานของทีมไม่เหมือนกัน บางทีมไม่มีลำดับขั้น ไม่มีหัวหน้า ทุกคนในทีมเท่ากันหมด บางทีมอาจมีสายการบังคับบัญชาการบ้างเพื่อดูแลกันได้ทั่วถึง บางทีมมีตำแหน่งเฉพาะแต่ต้องทำงานข้ามสายงาน ซึ่งเราแบ่งสไตล์การทำงานของแต่ละทีมคร่าวๆเป็น 3 ประเภท ได้แก่

1.ดาวกระจาย คนหนึ่งคนทำหลายหน้าที่ ไม่มีหน้าที่แน่นอนเป็นการทำงานแบบ project base จบโปรเจกต์นี้แล้วเริ่มโปรเจกต์ใหม่ วิธีนี้เหมาะกับทีมตั้งต้นใหม่ยังมีคนไม่พอ คนหนึ่งคนต้องทำแทบทุกอย่าง และพร้อมจะปรับเปลี่ยนงานตลอดเวลา

2.ดาวล้อมเดือน ทีมเริ่มมีสมาชิก 5 คนขึ้นไป แต่ละคนมีหน้าที่หลักของตัวเอง ดูแลการผลิต การตลาด กฎหมายและบัญชี แต่เนื่องจากคนยังไม่พอ เวลามีโปรเจตก์สำคัญ สมาชิกหรือดาวต่างๆก็ต้องมาล้อมเดือน คือช่วยกันลงแรงทำโปรเจกต์ให้สำเร็จ เช่น ฝ่ายการตลาดจะออกแคมเปญ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฎหมาย หรือฝ่ายการผลิตก็ต้องมาช่วยกันคนละไม้คนละมือ

3.ดาวฤกษ์ เป็นการทำงานดูแลงานจากบน-ลงล่าง เหมาะกับองค์กรเริ่มมีคนเยอะขึ้น CEO เริ่มดูแลทุกคนไม่ทั่วถึง เลยแบ่งให้หัวหน้าหลักคอยดูแลคนในทีมของตัวเองในแต่ละด้าน และมี CEO ค่อยดูแลหัวหน้าของแต่ละทีมอีกขั้นหนึ่ง

2.โครงสร้างของทีม

คล้ายๆกับ Family Tree ที่บอกว่ามีใครบ้าง แต่ละคนมีสถานะอะไรในครอบครัว การเขียนโครงสร้างของทีมเริ่มจาก 3 คำถาม

What : Goal เป้าหมายของทีมคืออะไร? และ Tactics ต้องทำอะไรบ้างถึงไปถึงเป้าหมายได้สำเร็จ?

Who : Resource ในทีมมีใครแล้วบ้าง? แต่ละคนทำงานได้กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์?

How : Task จุดแข็งของแต่ละคนในทีมมีอะไรบ้าง? ใครควรทำงานตำแหน่งอะไร? มีตำแหน่งอะไรที่ยังไม่มีคนทำได้บ้าง?

3. Role& Responsible หน้าที่ของคนในทีม

ถึงเวลาจัดทีม เริ่มจากเขียนชื่อทุกคนในทีม ระบุตำแหน่ง และหน้าที่เพื่อความชัดเจน คนหนึ่งคนทำมากกว่า 1 หน้าที่ได้นะคะ และเพื่อให้ไม่สับสนแนะนำให้เขียน job describtion ของแต่ละคนให้ชัดที่สุด อาจแบ่งหน้าที่การทำงานเป็นข้อย่อยๆ ใครไม่รู้จะแบ่งตำแหน่งและหน้าที่คนในทีมอย่างไร?

4. Work flow แผนงาน

วางแผนงาน หลังจากกระจายงานให้แต่ละคนเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนมาเป็นการวางแผนงานว่าแต่ละคนจะทำงานร่วมกันอย่างไร? นึกถึงทีมฟุตบอล จะมีการวางแผนการเล่น เช่น ผู้รักษาประตูต้องคอยรับบอล รับบอลแล้วส่งให้กองหลัง กองหลังคอยรับบอลจากผู้รักษาประตู ขัดขวางกองหน้าฝ่ายตรงข้าม และส่งบอลให้กองหน้าฝ่ายตัวเอง เป็นต้น แผนงานคือการบอกว่าแต่ละคนจะรับ-ส่งงานกันยังไง? ใครต้องทำงานร่วมกับใครบ้าง? วิธีการทำ workflow มี 3 ขั้นตอน

1. เขียนหน้างานที่ทำลงในกรอบสี่เหลี่ยมเรียงลำดับงานที่ทำก่อนอยู่ด้านซ้าย งานที่ทำขั้นสุดท้ายอยู่ด้านขวามือ
2. เขียนชื่อคน-ตำแหน่ง ของคนที่ต้องรับผิดชอบหน้าที่นั้นลงด้านใต้ของกรอบสี่เหลี่ยม
3. โยงลูกศรคนที่ต้องส่งต่องานของตัวเองไปให้คนอื่นทำต่อ

5.Measuring วัดผล

ขั้นสุดท้ายของการบริหารทีม เป็นการวัดผลการและเก็บ Feed back ของคนในทีม ทีมต้องนั่งคุยกันเพื่อเลือกวิธีการวัดผล ถ้าไม่รู้จะเริ่มจากจุดไหน ลองตอบคำถามต่อไปนี้เพื่อเป็นตัวช่วยเบื้องต้น

- วัดผลด้วยวิธีไหน ใช้อะไรเป็น KPI (Key Performance Index) ?
- ระยะเวลา ความถี่ของการวัดผล?
- ให้รางวัลคนที่ทำงานได้เกินเป้าหมายอย่างไร?
- วิธี Feedback การทำงานของแต่ละคนด้วยวิธีไหน?

ขอแอบกระซิบสักนิดว่าการบริหารทีมไม่มีสูตรตายตัวนะคะ อาศัยการสังเกต ลองเลือกวิธีที่เหมาะกับเราและลูกทีม เรียนรู้สึกกันและกัน สื่อสารอย่าได้ขาด เพื่อให้ เราและทีมรู้จักกันมากขึ้น ปรับวิธีการเรื่อยๆจนกว่าจะเจอวิธีที่เหมาะ ทุกคนทำงานแล้วมีความสุข ได้ทั้งประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ไปพร้อมกัน

UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก 

ขอบคุณที่มาจาก :

- schoolofchangemakers.com

- http://www.rignite.com/blog/how-to-manage-a-social-media-team

kimnilsson.com/reports-white-papers/organise-internally-social-media/