ขั้นตอนที่ 1 ฉุกคิดก่อนจะแลกนามบัตร
1. ข้อปฏิบัติในการแลกนามบัตรที่สำคัญที่สุดคือ "มีนามบัตรติดตัวอยู่เสมอ" เพราะเราเองไม่อาจคาดเดาได้ว่าเราจะเจอใครเมื่อไรบางทีเจอคนสำคัญที่มีผลต่อหน้าที่การงานหรือความสัมพันธ์ของเราในอนาคต แต่เราไม่มีนามบัตรเอาไว้แลก ก็เท่ากับการปิดกั้นโอกาสที่จะรู้จักกับคนคนนั้นครับ
2. ให้คิดไว้เสมอว่านามบัตรเปรียบเสมือน "หน้าตา" ของคู่สนทนา ดังนั้น ต้องละเอียดและให้เกียรติกับการแลกนามบัตร
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมนามบัตร
1. ให้ใส่เคสนามบัตรไว้ในกระเป๋าด้านในสูท หรือกระเป๋าถือ
2. ต้องเตรียมนามบัตรไว้พร้อมเสมอ พร้อมยื่นได้เลยโดยไม่ติดขัดเมื่อรู้ว่าจะต้องแลกนามบัตรให้เอาออกมา จากเคสนามบัตรและสอดเก็บไว้
3. ให้ยื่นนามบัตรที่สะอาดเท่านั้น ตรวจสอบนามบัตรในเคสนามบัตรเสมอว่าสกปรก หรือพับอยู่หรือไม่ ถ้าพบว่าสกปรกแม้จะนิดเดียวให้ทิ้งนามบัตรใบนั้นไปเลยครับ
4. ให้ตรวจสอบนิ้วมือด้วยว่าสกปรกหรือไม่ควรให้สะอาดอยู่เสมอ
ขั้นตอนที่ 3 ยื่นนามบัตร รับนามบัตร
1. ไม่ยื่นนามบัตรขณะนั่งหรือยื่นผ่านโต๊ะ ถ้ามีโต๊ะอยู่ให้ลุกออกมาแลกนามบัตรในบริเวณที่ไม่มีสิ่งกีดขวาง
2. ผู้ที่อาวุโสน้อยกว่าต้องเป็นผู้ยื่นก่อนเสมอยกเว้นการเข้าเยี่ยมบริษัทแขกผู้มาเยี่ยมจะต้องเป็นผู้ยื่นก่อน
3. ถ้าเรายื่นนามบัตรออกไปช้ากว่าผู้ที่อาวุโสกว่า ต้องกล่าวขอโทษที่ยื่นช้า แล้วถึงยื่นนามบัตรได้
4. ถ้าแลกนามบัตรพร้อมกับเจ้านาย ให้ยื่นนามบัตรภายหลังที่เจ้านายแลกนามบัตรเสร็จ
5. พยายามยื่นนามบัตรในระดับที่ต่ำกว่าระดับที่ฝั่งตรงข้ามยื่นมาเพราะมีความหมายว่าเราให้เกียรติและเคารพเขา
6. ต้องยื่นนามบัตรโดยให้นามบัตรหันหัวไปในทิศที่คู่สนทนาสามารถอ่านข้อความบนนามบัตรได้ (เป็นการเอาใจใส่ฝั่งตรงข้าม)
7. ขณะยื่นนามบัตร ให้ถือนามบัตรตัวเองด้วยมือขวา หันไปที่คู่สนทนา มองตา และมอบรอยยิ้มพิมพ์ใจ แล้วแนะนำตัวขณะที่ยื่นนามบัตรออกไป ที่ญี่ปุ่นจะใช้แบบฟอร์ม ชื่อบริษัท...ชื่อแผนก...ตามด้วยชื่อเรา
8. ขณะยื่นนามบัตรด้วยมือขวา ก็รับนามบัตรด้วยมือซ้าย เมื่อรับมาด้วยมือซ้ายแล้วให้ใช้มือขวามาประคอง แล้วถือนามบัตรด้วยมือสองมือไว้สูงกว่าอก
9. เมื่อรับนามบัตรมาแล้ว ให้พูดว่า ขออนุญาตรับนะครับ ฝากเนื้อฝากตัวด้วยครับ
10. ถ้าอ่านชื่อลูกค้าไม่ออก ให้สอบถาม ณ ขณะนั้นทันที
11. ขณะถือนามบัตรลูกค้า ให้ระวังไม่ให้นิ้วมือกดทับบริเวณโลโก้บริษัท หรือชื่อลูกค้า
ขั้นตอนที่ 4 หลังจากรับนามบัตร
1. ไม่เก็บนามบัตรที่รับเข้ามาใส่เคสทันที (แต่ให้ถือไว้ระดับสูงกว่าหน้าอก)
2. ถ้ามีการแลกนามบัตรจำนวนหลายใบแล้วนั่งลงประชุม ให้เรียงนามบัตรลงบนโต๊ะตามลำดับที่นั่งของลูกค้า โดยจะนำนามบัตรของคนที่อาวุโสที่สุดมาวางไว้บนเคสนามบัตร
3. ขณะประชุม ไม่จับนามบัตรพร่ำเพื่อเพราะถือว่าเสียมารยาท
4. ห้ามโน้ตหรือเขียนอะไรลงนามบัตรต่อหน้าลูกค้า ให้เขียนได้หลังจากกลับบริษัทไปแล้ว
5. การทำท่าจะเก็บนามบัตรเข้าเคสนามบัตรขณะประชุมหรือคุยงาน เทียบเท่ากับการส่งสัญญาณว่าจะจบการประชุมแล้ว ดังนั้น ต้องดูจังหวะคนรอบข้างให้ดี
6. นามบัตรที่รับมาต้องใส่ในเคสนามบัตรเท่านั้น ไม่นำไปใส่กระเป๋าเสื้อ หรือกระเป๋าถือโดยเด็ดขาด
อย่าลืมนะครับ...ถ้าคุณให้ความสำคัญกับฝ่ายตรงข้ามตั้งแต่แรกพบด้วยการใส่ใจในการแลกนามบัตรคุณอาจจะได้คู่ธุรกิจที่ภักดีคู่ชีวิตที่ยอดเยี่ยมหรือเพื่อนตายตลอดชีวิตก็เป็นได้ การแลกนามบัตรลึกซึ้งกว่าที่คุณเคยคิด จริงไหมครับ เอ้า ! เริ่มได้เลย
ที่มา : www.impressionconsult.com และ www.prachachat.net
UP Training อ่านบทความอื่นๆ คลิก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น