การประยุกต์ใช้ Google App กับการทำงานเป็นทีมอย่างชาญฉลาด

          โลกปัจจุบันดำเนินไปอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทกับการทำงานและชีวิตประจำวันมากขึ้น ยกตัวอย่าง www.google.com ได้พัฒนา application ที่เชื่อมต่อกันมากมาย ทำให้หลายความคิดและพฤติกรรมของเรา มีเพื่อนสนิทเพิ่มขึ้นอีกหนึ่งเครื่องมือ (เป็นหน่วยนับที่ไม่มีชีวิตแต่เหมือนมีชีวิต) ซึ่งถามอะไรก็มักตอบได้เสมอ เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการดำรงชีวิตคนยุคนี้

          ผู้เขียนได้แรงบันดาลใจจากบทความของ อ.ทศพล อมรพิชญ์ปรัชญา ซึ่งได้เล่าถึงเครื่องมือ แต่ละตัวของ Google ซึ่งจะได้นำมาเชื่อมโยงกับการทำงานเป็นทีมดังต่อไปนี้

1. Google Calendar
จะดีแค่ไหนถ้าเราสามารถเห็นปฏิทินนัดหมาย หรือ ตารางการทำงานของทีมงานของผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อที่เราจะได้สามารถบริหารจัดการ มอบหมายงาน หรือนัดหมายการประชุม ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจุดเด่นของ Google Calendar คือ สามารถมองเห็นปฏิทินการทำงานร่วมกันได้ ทำให้ทุกคนในทีมมองเห็นปฏิทินการทำงานเดียวกัน เมื่อมีกิจกรรม หรือ Event ใหม่ ๆ ทุกคน ก็สามารถช่วยกันใส่เข้าไปได้ ฝ่ายบุคคลของเราก็จะไม่เจอเหตุการณ์ว่าน้อง ๆ ในฝ่ายนัดหมายงานสำคัญมาอยู่วันเดียวกันอีกต่อไป ที่สำคัญเมื่อถึงเวลานัดหมายในปฏิทิน สามารถแจ้งผ่านอีเมล์ หรือ SMS ทำให้เราไม่ต้องพลาดการนัดหมายต่าง ๆ อีกต่อไป
วิธีการ เข้าไปที่ http://www.google.com/calendar/

2. Google Drive, Google Docs
ท่านสามารถสร้างเอกสาร ตาราง การนำเสนอแบบออนไลน์ที่สามารถเปิดได้ทุกเวลาและในทุกที่ที่สามารถเข้าอินเทอร์เน็ตได้ นั่นหมายความว่าท่านไม่ต้องพกไฟล์ใส่ Thumb drive ไปไหนมาไหนที่สำคัญท่านสามารถนำไฟล์ที่มีอยู่ในเครื่องอยู่แล้ว Upload ขึ้นไปไว้ใน Google
Drive หรือจะ Download มาไว้ที่เครื่องก็ทำได้เช่นกัน

ความสะดวกแค่นี้คงไม่น่าใช้เท่าไหร่ ถ้า Google Drive จะไม่มีจุดเด่นคือ สามารถใช้งานร่วมกันหลาย ๆ คน แบบออนไลน์ได้ เช่น เรากำลังคุยถึงเอกสารงานสัมมนาที่มีน้อง ๆ 5 คนรับผิดชอบร่วมกัน ทุกคนสามารถเปิดดูพร้อม ๆ กัน ที่เครื่องของตนเอง บางคนอาจอยู่ที่บ้าน
บางคนอยู่ร้านกาแฟ และสนุกตรงที่ทุกคนสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกันได้ เช่น ถ้ามีน้องคนนึงแก้ไขเอกสาร ทั้ง 5 คนที่ดูอยู่ร่วมกันจะเห็นการแก้ไขแบบออนไลน์ในเวลาเดียวกันเลย ซึ่งทำให้การทำงานได้เร็วขึ้น จากเดิมที่แก้ไขเอกสารเสร็จ ส่งให้ทุกคนในทีมตรวจ และแก้กันไปมาหลาย ๆรอบอย่างเดิม

เรานำ Google Drive มาใช้ง่าย ๆ กับงานธุรการ เช่น การออกจดหมายบริษัทจากเดิมที่ทุกคนต้องมาหาพนักงานธุรการเพื่อขอเลขที่เอกสาร เพื่อพิมพ์ในจดหมายออก จากนี้ไปทุกคนสามารถเข้ามาเพิ่มเลขที่เอกสาร และเรื่องที่นำออกได้เลย ทุกคนสามารถเห็นเลขสุดท้าย
และเพิ่มเข้าไปได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินมาหาพนักงานธุรการอย่างเดิม
วิธีการ เข้าไปที่ http://docs.google.com/

3. Google Group
เป็นการตั้งกลุ่ม เพื่อแชร์ความรู้หรือความสนใจในเรื่องเดียวกัน เช่น เวลาที่เรามีข้อมูลหรือความรู้ใหม่ ๆ แล้วอยากส่งให้น้อง ๆ ทุกคนในทีมงานได้อ่าน เพียงแค่ท่านส่งเมล์ไปที่กลุ่มของ Google Groups ที่เราตั้งขึ้น อีเมล์นี้จะส่งถึงสมาชิกของกลุ่ม ซึ่งคือน้อง ๆ ทุกคนในทีม
นอกจากนั้น อีเมล์นี้จะไปโพสต์เป็นเหมือนกระทู้ในเว็บบอร์ดในกลุ่มของเรา ทำให้เราสามารถค้นหาย้อนหลังได้ทั้งหมด ที่สำคัญเมื่อไหร่ที่เกิดการสนทนา ด้วยการ reply เมล์นี้ ก็จะส่งข้อคิดเห็นไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่มด้วย
วิธีการ เข้าไปที่ http://groups.google.co.th/

4. Google Map, Street View
หลายคนต้องเดินทางกันเป็นกิจวัตร เพราะต้องไปร่วมงานต่าง ๆ ของพนักงานกันไม่เว้นแต่ละวัน บางครั้งเราก็ไม่สามารถกะเวลาได้ถูกเนื่องจากเป็นพื้นที่ที่ไม่คุ้นเคยเครื่องมือเด็ด ๆ อย่าง Google Map เป็นเครื่องมือง่าย ๆ ที่ทำให้เราสามารถทราบระยะทางการเดินทางได้ รวมถึงประมาณเวลาที่จะเดินทางไปถึงได้ด้วยและยังบอกเส้นทางการเดินทางว่าไปถนนสายไหน อย่างไร ทำให้เราสามารถกำหนดเวลาในการเดินทางอย่างคร่าว ๆ ได้เพียงแค่ใส่จุดเริ่มต้นเดินทาง และจุดสิ้นสุดที่ต้องการไปเท่านั้นเอง และปัจจุบันยังมี Street View พื้นที่ กรุงเทพและปริมณฑลที่สามารถเห็นหน้าตึก หน้าบ้านของจุดนัดหมายเพื่อการวางแผนการเดินทางได้ละเอียดมากขึ้นไม่ทำให้ทีมของเราหลงทาง
วิธีการ เข้าไปที่ http://maps.google.co.th/

5. Google+
เป็น social network ที่กำลังได้รับความสนใจเป็นอย่างยิ่ง ลักษณะคล้ายกับ Facebook คุณสมบัติที่พิเศษประการหนึ่ง คือ หากเราทำกิจกรรมกับ google app ตัวอื่นๆ เจ้าสิ่งนี้จะแสดงให้เราเห็นในหน้าของเราทันที เช่น คุณ Post Clip ลงบน Youtube เพื่อนๆ ของคุณก็สามารถรู้ได้ทันที
ว่าคุณ post อะไร ไม่ต้องนำ link มาวาง รวมไปถึง Google+ นี้ ยังมีหน้า page เพื่อโปรโมท สินค้า องค์กร หรือกิจกรรมต่างๆ ได้เช่นเดียวกัน
วิธีการ เข้าไปที่ https://plus.google.com/

6. Youtube 
คือ อีกหนึ่ง app ที่ผู้คนมากมายใช้เป็นแหล่งบันเทิง หาความรู้ โปรโมทสินค้า รวมไปถึงการบันทึกสิ่งดีดีที่เข้ามาในชีวิต การนำ Youtube มาเสริมทัพการทำงานเป็นทีม ที่ผู้เขียนทำอยู่คือประมวลภาพกิจกรรม หรือ เลือกช็อตเด็ดคำพูดที่วิทยากรบรรยายที่เกี่ยวข้องกับการสร้างทีมงานมาแบ่งปัน เป็นองค์ความรู้ที่ทานง่าย เคี้ยวง่าย ย่อยง่าย เพราะงานวิจัยหลายๆ ฉบับได้สรุปว่า การชมภาพเคลื่อนไหวและมีเสียงประกอบที่ตื่นตาตื่นใจ ผู้ชมสามารถรับรู้สิ่งๆ ต่างๆ ได้ยาวนานกว่าการอ่านหรือการพูดทั่วๆไป
วิธีการ เข้าไปที่ http://www.youtube.com/

          โดยสรุปจะเห็นได้ว่า ปัจจุบันมีเครื่องมือฟรี ๆ อีกจำนวนมาก ซึ่งถ้าเรานำมาประยุกต์ใช้งาน
ก็สามารถทำให้งานของเราง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น และวิธีการใช้งานก็ง่ายมาก ๆ และยังสามารถเข้ารับบริการบน Smartphone ระบบปฏิบัติการ Andriod ด้วยการเชื่อมต่อกับ Gmail ที่ใช้สมัคร Play Store เพื่อ download app ที่เกี่ยวข้องได้มากมาย

          นอกจากที่ผู้เขียน นำเสนอไปนั้นยังมี อีกหลายเครื่องมือที่น่าสนใจ เช่น Google Finance ใช้จัดการด้านการเงิน ดูข่าวสารแวดวงตลาดหุ้น, Google+ Hangout เป็นเครื่องมือในการสนทนาที่สามารถทำเป็น vdo conference ได้, Blogger เล่าเรื่องราวบทความที่น่าสนใจลงใน blog ของเรา, Web Store บน Google Chrome เป็นแหล่งบรรจุเครื่องมือและสื่อบันเทิงหลากหลาย พร้อมติดตั้งลงไปใน Browser ของเราทันที

          ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้คงถูกใจคนรักเทคโนโลยี และคนที่ต้องทำงานเป็นทีม หากเรารู้จักเลือกใช้
สิ่งที่เหมาะสมไม่มากหรือน้อยไป เวลาที่เรามีอยู่อย่างจำกัดเราจะสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมงานของเราก็จะเป็นทีมงานที่บริหารจัดการเรื่องต่าง ๆได้อย่างชาญฉลาดต่อไป

อ้างอิง อ.ทศพล อมรพิชญ์ปรัชญา
ปรับปรุงข้อมูลโดย UP Training  อ่านบทความอื่นๆ คลิก